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申告書発送作業で大わらわ

・2009-02-28

tag : お仕事 /

 先週末は2日間自分の仕事をしていません(ぉ。というのも、申告書の発送作業時間を取られていたからです。1社(+グループ会社×2)だけなんですが、他の人にも手伝ってもらったのに、なんだかんだで2日もかかってしまいました。

 何でこんなに時間がかかったのかというと、地方税の申告がたくさんあったからです。結局3社で都道府県・市区町村あわせて15,6はあったんじゃないでしょうか。全部違う封筒に入れて提出しなければなりません。慣れていないせいかもしれませんが、発送作業といっても、その前の納付書書きからですから本当に大変でした。

 納付書は書き間違えたらヤバイし、提出先は調べないとわからないし、タイムリミットは迫ってくるしで、かなりテンパってしまいました。しかも都税事務所も含まれていて、提出書類がどれなのかわからない(渡される申告資料には地方税関係は1組しか入っていないので、どこにどの資料が必要なのかは自分で判断しないとかならない)ときたもんだ。先輩に聞いてみたりチェックしてもらったり指摘されて直してみたり。

 それと、バイトをしていた会計事務所では申告書の提出は持ち込みがほとんどだった(提出先がほとんど県内なので)のですが、今の会計事務所は申告書はすべて郵送でやっています。郵送なので封筒に切手貼ったり、返信用封筒に切手貼ったり、宛名シールを探して貼ったり地味にめんどくさい。

 特に宛名シール!!シールファイルから探して貼るんで貼るんですけど、最後の一枚に当たってシールを作らなきゃならなかったり(しかもバインダーのファイルだから外したり付けたりがまた面倒)、そもそも宛名がなかったりするんだもの。

 こんなんやってられっかと思ったので、次からは提出先のデータベース作ってWordの差し込み印刷あたりで提出の都度ラベル印刷で全部やってしまおうと思ってます(みんなには内緒だけど…)。

どうにも融通を利かせられないところが出てきてしまうので、Wordの差し込み印刷は止めました。代わりに入ってた年賀状ソフトを使うことにしました。

 それにしても、この地方税の発送作業の煩わしさはいただけないなぁ。事務所自体電子申対応していないし、そもそも電子申告に対応できていないところも多いから、全然使い物にならないんだよねぇ。全部が電子申告に対応してくれたらどれだけ提出作業が楽になるかわからないですが、無い物ねだりをしてもしょうがないので、何か考えなきゃなと思うところです。

送られてきた封筒を必ずもらうようにする

 とりあえずは、地方税の提出先の管理かなぁ。送られてきたところへ提出すればいいわけだからこれは大事だろうな。当然ここで自分のデータベースに追加♪

あと、

要らないものを処分して居るものを集めておく

 今までの提出は提出先が少なかったから気にならなかったけど、今回みたいに多くなってくると要らないものに惑わされてくる。送られてきた申告書用紙なんて納付書しか使わないんだから処分。逆に納付書はきっちり外してまとめておくようにする。

もう一つ、

一組しかない申告書明細はとりあえず全提出先分コピーする

 とりあえず全部用意してから振り分ける&要らないものを取り除くようにする。

 本当はパソコンから印刷部数を指定して印刷したりすれば楽なんだろうけど、人の作った決算・申告書データを扱うのは怖すぎる(普通と違う方法で印刷してたりするから)ので、コピーで済ませたい。…のに、穴あきの紙に印刷してたりするからマヂ困る。。。いっそ部数を指定できる印刷にしてしまおうか。とにかく量が多くてごちゃごちゃするのを何とかしないとダメだな。

提出先ごとに封筒に入れる

 提出先が多い場合にはとにかくごちゃごちゃしやすくて、全部を同時進行でやろうとするとぐっちゃになるので、一つ一つ組を作っていってその都度封筒に入れて一つ一つ完了させてしまうようにしたらいいのかも知れない。そのためには封筒を先に作る必要があるのかもな。

 正直、発送作業なんて事務作業は淡々とできるような仕組みにしないとね。

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